Çeviri yönetimi KPI'ları: LSP'ler için nihai izleme kılavuzu

İşletmenizin başarısını nasıl ölçüyorsunuz? Ya da işe alım ve harcamalarla ilgili önemli iş kararlarını nasıl alıyorsunuz? İşletmenin tüm alanlarında ilerlemeyi takip etmek için sistematik yöntemler vardır: KPI'lar. Temel performans göstergeleri (KPI'lar), bir kuruluş içindeki belirli hedeflerle bağlantılı metriklerdir. Kuruluşun kendisine, departmanlara veya bireysel çalışanlara uygulanabilirler.

Örneğin, şirketinizin hedeflerinden biri daha fazla iş yapmaksa, her ay yönetilen satış hacmini takip edebilir ve yıllık bir hedef belirleyebilirsiniz. İstatistikler, muhasebe yazılımınız, web siteniz veya CRM gibi çeşitli sistemlerden alınır. Daha sonra, şirketinizin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığınızı daha geniş bir perspektiften gösteren iş raporlarına entegre edilirler.

Şirketin zayıflıklarını tespit etmeye yardımcı olurlar. KPI'lar, şirketinizin büyüme planının temelini oluşturur. Müşterilerinizi etkilemeden önce şirketinizdeki zayıflıkları tespit edin ve düzeltin.

Şirketinizin rekabet gücünü korurlar. Çeviri sektörü büyüyor. Müşterileri çekmek ve elde tutmak giderek daha rekabetçi hale geldikçe, LSP'ler daha akıllı iş uygulamalarıyla daha iyi hizmetler sunmalıdır.

Örneğin, hem bireysel dil çiftleri için marjlarınızı hem de çeviri kalitesini takip ederek, rekabet gücünüzü korumak için tedarikçi seçiminizi veya fiyatlandırmanızı nerede iyileştirmeniz gerektiğini görebilirsiniz.

Not: İş arayan deneyimli çevirmenleri bulmak için pazar yerimizi ziyaret edin.

Bir kuruluşun her seviyesinde iyi tanımlanmış KPI'lar, kuruluşun genel durumuna ilişkin bir fikir verebilir. KPI'lar, bireylerin ve ekiplerin hedeflerine ulaşmaları için motivasyon kaynağı olabilir. Öte yandan, kötü tanımlanmış KPI'lar, kuruluşun moralini ve refahını olumsuz yönde etkileyebilir.

KPI'ların en iyi şekilde çalışmayabileceği durumları görelim:

Stratejik eylemlerle eşleştirilmediklerinde. KPI'lara dayalı hedefler veya standartlar, iyi bir iletişim ve strateji olmadan ekiplere verildiğinde, motivasyonu düşürücü etki yapabilirler.

Müşterilerinizin memnuniyet puanlarını artırmak istiyorsanız, kalite ve performansın iyileştirilmesi için ödüller ve eğitim fırsatları da dahil olmak üzere bu hedefe ulaşmak için bir plan oluşturun ve her ekip üyesi için beklentileri açıkça belirleyin.

KPI'lar şirketin hedefleriyle uyumlu olmadığında. Örneğin, kalite kuruluşun en önemli hedeflerinden biri olmasına rağmen KPI'lar yalnızca karlılığa dayalıysa, bu uyumsuzluk sorunlara yol açabilir. Proje yönetimi düzeyinde, karlılık hedeflerine ulaşmak için daha ucuz tedarikçilerle çalışarak kaliteden ödün verme eğilimi ortaya çıkabilir. Bu durum, uzun vadede genel satışlar üzerinde olumsuz etkiler yaratabilir.

Not: Proje yönetiminizi daha verimli hale getirmek için bir müşteri portalı veya bir çeviri yönetim sistemikullanın.

Şirketinizin aşamasına göre KPI'lar belirleyin. Büyümenin farklı aşamalarında belirli KPI'lar önem kazanır. Örneğin, yeni kurulan şirketler marjlarını genişletmekten ziyade çevirilerin kalitesini izlemeye odaklanmalıdır.

Müşterilerinizi en doğrudan etkileyen KPI'lara öncelik verin. En önemli KPI, basit bir nedenden ötürü müşteri memnuniyetidir: Yeni müşteri kazanmak zor ve pahalıdır. Müşteri sadakati, tüm LSP'lerin birincil hedefi olmalıdır.

KPI'lar SMART olmalıdır. SMART, danışman ve kurumsal planlamacı Dr. George T. Doran tarafından belirlenen bir hedefin etkinliğini değerlendirmek için geliştirilen bir kısaltmadır. SMART hedefleri Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi/İlgili ve Zamanla ilişkili olmalıdır.

Hedefiniz belirgin mi? Hızla büyüyoruz, ancak bu yıl brüt kar marjımızı artırmak istiyoruz.

Hedefinize doğru ilerlemenizi nasıl ölçebilirsiniz? Brüt kar marjımızı hesaplamak için, her projenin maliyetini takip edebilir ve toplam maliyetleri genel gelirden çıkarabiliriz. Smartcat'te bu maliyetleri gerçek zamanlı olarak kolayca takip edebilir ve bu KPI'yı etkilemek için gerekli önlemleri alabiliriz.

Hedefin ulaşılabilir ve kuruluş için ilgili olduğundan emin olun. Rekabetçi ortamımızda, marjları artırmak gibi büyüme hedefleri her zaman kuruluşun sağlığıyla ilgilidir.

Bu hedefe ulaşmak için zaman çerçevesi nedir? Hedef altı ila on iki ay içinde gerçekleştirilmelidir, ancak ilerlememizi düzenli olarak takip edebiliriz.

Belirli KPI'ları değerlendirmenize ve hesaplamanıza yardımcı olabilecek bilgiler bulunmaktadır.

• Kalite Güvence raporları, çevirilerinizin kalitesini değerlendirmenize ve hesaplamanıza yardımcı olabilir.

• Proje maliyet istatistikleri, brüt kar marjınızı ve kelime başına maliyetinizi hesaplamanıza yardımcı olabilir.

Kâr, satış artışı ve çalışan verimliliği gibi standart KPI'lar, LSP'ler dahil olmak üzere tüm şirketlere uygulanabilir. Çeviri kalitesi ve çevirmen verimliliği gibi diğer ölçütler ise sektöre özeldir. Çeviri gibi rekabetçi bir pazarda, müşteri memnuniyeti ve müşteri sadakatine dayalı KPI'lar çok önemlidir.

Aşağıda, dil hizmet sağlayıcıları için yararlı olabilecek bazı KPI örnekleri verilmiştir. Bu ölçütlerin tümü bir ay, çeyrek yıl, yıl veya çoğu durumda proje bazında izlenebilir.

Büyüme ve elde tutma

Net Yeni Müşteriler: Şirketin son izlenen dönemde kazandığı yeni müşteri sayısı.
Net Yeni Gelir: Bu dönemde yeni müşteriler tarafından getirilen gelir miktarı.
Aktif Aylık Müşteri: Son izlenen dönemde en az bir projesi olan müşterilerin yüzdesi.
Ortalama Satış Fiyatı genellikle sunduğunuz her dil için proje başına veya kelime başına izlenir.
Ortalama Maliyet: Bir projeyi tamamlamanın iç maliyetleri, yine her dil için hesaplanır.
Müşteri Tutma Oranı: Yılın başında sahip olduğunuz müşteri sayısının yıl sonunda hala sahip olduğunuz müşteri sayısı.

Operasyonel metrikler

Zamanında Teslimat: Zamanında teslim edilen projelerin yüzdesini takip edin.
Ortalama Proje Süresi: Her bir projenin tamamlanması için geçen ortalama süreyi hesaplayın.
Kalite Derecelendirmesi: Kalite Güvence departmanları olan ajanslar, çevirileri rastgele örnekleyerek derecelendirebilir ve çevirmenlerin çalışmalarının kalitesini belirleyebilir.
Brüt Kar Marjı: Müşteriye satılan kelime veya sayfaların satış fiyatı ile çevirmenler ve yerelleştirme mühendislerinin maliyetleri arasındaki fark.
Proje Yöneticisi Başına Satış Hacmi: Takım başına yönetilen satış miktarını takip etmek, o takımın ve proje yöneticisinin verimliliğini gösterir.

Müşteri deneyimi

Net Promoter Score (NPS): Bir müşterinin ürünü veya hizmeti başkasına tavsiye etme olasılığını gösteren 0 ile 10 arasında bir ölçek.
Müşteri Memnuniyeti: Bu, büyük projelerden sonra veya altı ayda bir yapılan anketler aracılığıyla elde edilebilir.

1. Her seviyede izlemeye başlayacağınız 10 KPI seçin. Şirketinizin temel hedefleriyle başlayın, ardından bu hedeflere ulaşmak için izlemeniz gereken metrikleri belirleyin. Seçtiğiniz KPI'ların SMART olduğundan, şirketinizin temel değerleriyle bağlamsal olarak bağlantılı olduğundan emin olun ve mevcut müşterilerinize öncelik verin.

2. Her seviyede KPI'ları takip etmek ve raporlamakla sorumlu bir kişi atayın. Şirket düzeyindeki KPI'lar için bu kişi genellikle işletme sahibi veya CEO'dur. Proje yöneticileri genellikle her proje ve ekiplerine ilişkin KPI'ları takip eder.

3. KPI'ları düzenli olarak gözden geçirin. Genellikle büyük projelerle çalışıyorsanız, her projenin sonunda KPI'ları gözden geçirmenizi öneririz. Sabit sayıda küçük projeyle çalışıyorsanız, KPI'larınızı aylık olarak takip edin. Müşteri memnuniyeti gibi bazı KPI'ların sadece her üç ayda bir ölçülmesi gerektiğini unutmayın.

4. Müşteriler ve paydaşlar için raporlar hazırlayın. KPI'larınızı takip etmek ve raporlamak, yatırımcı taraflara kaydettiğiniz ilerlemeyi gösterir ve güven oluşturmanıza yardımcı olabilir. Müşteriler ve paydaşlar için, onları en çok etkileyecek hedefler etrafında özel raporlar hazırlayın.

5. Takip ettiğiniz KPI'ları yeniden değerlendirin. Şirketiniz olgunlaştıkça hedefleriniz de olgunlaşmalıdır. Yeni kurulan şirketler KPI'larını daha düzenli olarak, muhtemelen her yıl yeniden değerlendirmelidir. Daha köklü şirketler hedeflerini daha seyrek olarak yeniden değerlendirebilir ve beş ila on yıllık planlar belirleyebilir.