Öğrenme ve Gelişimde AI Ajanlarının Kullanımı: Sorularınızın Cevapları

Yapay zeka (AI) ile birlikte öğrenme ve gelişim (L&D) alanında büyük bir değişim yaşandı. AI, kursların daha hızlı oluşturulması, yerelleştirilmesi ve yayınlanmasına olanak sağlarken, profesyoneller bu araçları etkili bir şekilde kullanmanın pratik yollarını hala bulmaya çalışıyor. AI Ajanları'nın piyasaya sürülmesiyle birlikte, L&D uzmanları da kaliteyi korurken daha fazla iş yapmanın bir yolu olarak bu dijital ekip arkadaşlarını mevcut süreçlerine nasıl ekleyeceklerini araştırmaktadır.

Bu makalede, L&D uzmanlarının günümüzde en çok sorduğu bazı soruları yanıtlıyor ve yakın zamanda düzenlenen web seminerinden elde ettiğimiz bilgileri paylaşıyoruz: Prompt'tan Yayınlanana Kadar: AI Ajanları L&D Yaşamınızı Nasıl Otomatikleştirebilir? başlıklı son web seminerinden elde ettiğimiz bilgilerle yanıtlıyoruz. Bu seminer, Cognota'nın Öğrenim Direktörü ve ATD Houston'ın Onursal Başkanı Debbie Richards ile Smartcat'in L&D Ürün Pazarlama Direktörü Genevieve Carbone tarafından sunuldu.

• Üretken yapay zeka, içerik oluşturmayı hızlandırır ancak biçimlendirme, yerelleştirme ve yayınlama gibi L&D'nin daha geniş iş akışı sorunlarını çözmez.

• Yapay zeka ajanları, uçtan uca tüm öğrenme iş akışlarını otomatikleştirerek, içerik oluşturmayı ve birden fazla dilde sunumu hızlandırır.

• L&D ekipleri, değerini kanıtlamak için tekrarlanabilir bir iş akışıyla küçük adımlarla başlamalı ve ardından otomasyon çabalarını tüm kuruluş genelinde ölçeklendirmelidir.

• Dijital ekip üyeleri olarak hareket eden AI Ajanları, manuel işleri azaltır, işbirliğini geliştirir ve öğrenme sonuçlarını doğrudan iş etkisine bağlar.

Metin oluşturma platformları gibi üretken yapay zeka araçları, şüphesiz kurs taslaklarını, senaryoları ve içeriği her zamankinden daha hızlı bir şekilde oluşturabilme yeteneğine sahiptir. Ancak bu araçlar, L&D iş akışları için bütünsel çözümler sunma konusunda genellikle yetersiz kalmaktadır. Öğrenme inovasyonu uzmanı Debbie Richards'ın açıkladığı gibi:

“AI ile bir kurs taslağı yazmak için bir AI aracı kullanabilirsiniz, ancak bunu manuel olarak yazma aracınıza aktarır, biçimlendirme uygular, farklı şablonlar ve diğer unsurlarla uğraşırsınız. Ardından çeviri aşaması gelir. Bu kurs için çeviri yapmanız gerekiyorsa, bazen o kurstan elde ettiğiniz çıktıyı e-posta veya paylaşılan bir belge aracılığıyla gözden geçirenlere gönderirsiniz. İşler yavaşlamaya başlar ve bazen de tamamen durur. Sanki AI bize hızlı bir başlangıç sağladı, ama biz bitiş çizgisine yaklaşamadık.”

Üretken yapay zeka araçları, genel süreci hızlandırmak yerine, genellikle sürtünmeyi iş akışının diğer aşamalarına kaydırır. Debbie şöyle ekliyor:

"Sanki yapay zeka bize hızlı bir başlangıç sağladı, ama biz henüz bitiş çizgisine yaklaşamadık."

L&D uzmanları, ölçeklenebilir iş akışlarını gerçekten gerçekleştirmek için yalnızca içerik oluşturma değil, aynı zamanda yerelleştirme, biçimlendirme ve yayınlama konularını da ele alan çözümlere ihtiyaç duyarlar.

AI ajanları, L&D'de uçtan uca otomasyon sağlamak üzere tasarlanmıştır ve birden fazla görevi sorunsuz bir şekilde yerine getiren proje yürütücüleri olarak işlev görürler. Mesajlaşma optimizasyonu konusunda deneyimli bir stratejist olan Genevieve Carbone, bu ajanların dönüştürücü niteliğini vurgulamaktadır:

“AI Ajanları sadece tek bir görevde zaman kazanmanızı sağlamak için değil, tüm sonucu hızlandırmak için varlar. Onlara bir modül oluşturmak ve bunu beş dilde sunmak gibi bir hedef verebilirsiniz, onlar da aradaki her şeyi hallederler. Artık iş akışını ilerletmek zorunda değilsiniz; ajanlar iş akışının kendisidir.”

Bir konu uzmanı tek bir taslak sunar ve günün sonunda, birçok dilde yayınlanmış, son derece kaliteli bir kurs ortaya çıkar. AI ajanları bu geleceği mümkün kılar. Debbie şöyle açıklıyor:

Dosya biçimlendirme ve çeviri gibi görevleri birleştirerek, AI ajanları dağınık, çoklu araç iş akışlarını hız ve tutarlılığı önceliklendiren, akıcı ve sezgisel süreçlere dönüştürür.

Geleneksel iş akışları genellikle parçalı bir dizi araç ve manuel adımdan oluşur ve bu da ekiplerin verimsizlikten dolayı tıkanmasına neden olur. Debbie bu noktayı bir örnekle açıklamaktadır:

“Eski çalışma şekli, yani birbirinden bağımsız araçlar ve ekipler arasında sürekli gidip gelmeler, tek bir adıma yapay zeka eklemekle düzeltilemez. Süreç, baştan sona birbirine bağlı değilse yine de bozulur.”

Buna karşılık, AI ajanları bu süreçleri tek bir platformda görevleri merkezileştirerek kolaylaştırır: "Onlarca farklı araçtan tek bir çıktıyı yönetmeye geçiyorsunuz."

Bu değişiklik sadece zaman tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda hata ve iletişim hatası olasılığını da azaltır, böylece ekipler öğrenme tasarımının stratejik yönlerine odaklanabilirler.

Kurumsal organizasyonlar genellikle sıkı güvenlik önlemleri, çok dilli içerik ihtiyaçları ve yüksek ölçeklenebilirlik talepleri gibi benzersiz gereksinimlere sahiptir. AI ajanları, bu zorlukları aşmak için özel olarak tasarlanmıştır. Genevieve'e göre:

"Ajanlar güvenli bir ortamda bulunur ve her şey için denetim izi etkinleştirilmiştir. Tüm verileriniz kendi etki alanınızda kalacaktır."

Debbie, AI ajanlarının kurumsal odak noktasını daha da vurgulamaktadır:

"Her şeyi yapmaya çalışmıyorlar; özellikle L&D görevleri için tasarlanmışlar. Onları sıfırdan eğitmenize gerek yok. Öğrenme modülünü nasıl yapılandıracaklarını zaten biliyorlar ve içeriği birden fazla dilde oluşturacaklar."

Bu özellikler, AI ajanlarını güvenilir, ölçeklenebilir ve güvenli çözümlere ihtiyaç duyan kurumsal ekipler için ideal bir seçim haline getirir.

AI'nın başarılı bir şekilde benimsenmesinin anahtarı, küçük adımlarla başlayıp çabaları ölçeklendirmektir. Debbie, PDF'yi kursa dönüştürmek gibi tekrarlanabilir ve yüksek değerli tek bir iş akışını denemeyi önerir. Bu yaklaşım, kavramın geçerliliğini kanıtlarken riski en aza indirir. Debbie şöyle açıklıyor:

“Küçük adımlarla başlayın. Test edebileceğiniz bir iş akışı seçin; PDF'yi kursa dönüştürmek gibi tekrarlanabilir ve yüksek değerli bir iş akışı. Bunu kullanarak değeri kanıtlayın. Sonuçları gördükten sonra, oradan ölçeklendirmeye başlayabilirsiniz. Her şeyi bir kerede yapmak değil, güven oluşturmak ve erken aşamada etkiyi göstermek önemlidir.”

Genevieve ayrıca, AI ajanlarının ilk aşamalarda bile nasıl anında fayda sağlayabileceğini vurgulamaktadır:

"Sonuçları ve çıktıları otomatikleştiriyorsunuz. AI ajanları ekibinizin bir parçası haline gelebilir."

Bir pilot proje, ekiplerin bu ajanlara aşina olmalarını sağlarken, paydaşlara ölçülebilir sonuçlar sunar.

AI ajanları, L&D ekiplerini sık sık zorlayan tekrarlayan görevleri en aza indirgemekte üstündür ve profesyonellerin daha yüksek değerli sorumluluklara odaklanmalarını sağlar. Genevieve Carbone, bir küresel ilaç şirketinin konu uzmanı iş yükünü %70 oranında azalttığı bir vaka çalışmasını paylaştı:

“Erken pilot uygulamalarda bile, ekipler hemen ölçülebilir sonuçlar elde ediyor: zaman tasarrufu, çeviri maliyetlerinde azalma ve daha az darboğaz. Birlikte çalıştığımız küresel bir ekip, SME iş yükünü %70 oranında azalttı ve çeviri maliyetlerini de aynı oranda düşürdü. Aynı zamanda bölgeler arasında tutarlılığı da artırdı. AI Ajanları, işte bu tür operasyonel iyileştirmeler sağlayabilir.”

Bir başka örnek ise, ürün lansmanları için çok dilli eğitimi kolaylaştıran bir üretim şirketiyle ilgiliydi. Genevieve şöyle dedi:

"Çeviri maliyetlerini %70 oranında azaltırken, çok yüksek kaliteyi koruyabildiler."

Bu engelleri ortadan kaldırmak, zaman ve maliyet tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda eğitim sunumu ile organizasyonel hedefler arasında daha iyi bir uyum sağlar.

Yerelleştirme, küresel L&D programları için kritik bir bileşendir ve AI ajanları, çevirileri otomatikleştirerek ve içeriği farklı bölgelere uyarlayarak süreci basitleştirir. Debbie, bu yaklaşımın verimliliğini şöyle vurgulamaktadır:

“Ajan tüm içeriği çevirir, yayınlanmaya hazır dosyaları hazırlar ve her şeyi LMS için yapılandırır. İster üç dil ister yirmi dil olsun, süreç aynıdır: tutarlı, hızlı ve güvenilir.”

Ekiplerin 3 dilde mi yoksa 20 dilde mi eğitim materyallerine ihtiyacı olursa olsun, AI ajanları ek karmaşıklık yaratmadan yüksek kaliteli çeviriler sağlar.

AI ajanları, görevleri otomatikleştirmenin ötesinde, sezgisel "dijital takım arkadaşları" olarak hareket ederek ekipler arasında daha iyi işbirliğini teşvik eder. Genevieve bu kavramı şöyle açıkladı:

“AI Ajanları sadece araçlar değildir. İş akışınızda ağır işleri üstlenen yerleşik takım arkadaşları gibidirler. L&D ekiplerinin her şeyi manuel olarak yapmaktan, büyük ölçekte öğrenmeyi koordine etmeye geçmelerini mümkün kılarlar. Oyunu değiştiren şey budur — komut değil, süreç.”

Debbie Richards ayrıca AI ajanlarına net hedefler belirlemenin önemini vurgulamaktadır:

“Acenteler, onlara talimatlar değil hedefler verdiğinizde en iyi şekilde çalışırlar. Başarının neye benzediğini ne kadar net bir şekilde ifade ederseniz, onlar da o kadar iyi performans gösterirler. Bu bir işbirliğidir; insanları değiştirmiyorsunuz, acenteye onlarla birlikte nasıl çalışılacağını öğretiyorsunuz.”

Bu insan odaklı etkileşim tasarımı, temsilcilerin AI destekli süreçlere olan güveni artırırken ekiplere etkili bir şekilde destek olabilmelerini sağlar.

AI ajanları, oluşturulmasından yerelleştirilmesine ve yayınlanmasına kadar tüm iş akışını kolaylaştıran ölçeklenebilir, verimli çözümler sunarak öğrenme ve geliştirme sektöründe bir paradigma değişikliği temsil ediyor. Zaman tasarrufu sağlayarak, iş yükünü azaltarak ve tutarlılığı garanti ederek, ekiplerin etkili eğitimleri daha hızlı sunmalarını sağlıyorlar. AI araçlarını keşfetmeye yeni başlıyor ya da otomasyonu zaten test ediyor olsanız da, AI ajanlarının potansiyelini ortaya çıkarmak için pilot uygulamalar yapmayı düşünün.

“AI'yı sadece parlak bir nesne olarak görmekten vazgeçip, desteklediği iş sonuçlarına bakmaya başlamalıyız. AI'yı kullanmak için kullanmak değil, hızı, tutarlılığı ve öğrenenlerin deneyimini iyileştirmek önemlidir. L&D liderleri olarak gerçek değeri bu şekilde gösteririz.” - Debbie Richards

Smartcat Ajanları, kurumsal öğrenme ve geliştirmenin zorlu gereksinimlerini karşılamak için özel olarak tasarlanmıştır. Güvenli altyapısı, çok dilli yetenekleri ve sezgisel özellikleriyle Smartcat Agents, küresel ekiplerin eğitim programlarını oluşturma ve sunma şeklini dönüştürüyor. Çok dilli yerelleştirmeyi otomatikleştirmek, mikro öğrenme kursları oluşturmak veya kurumsal çapta eğitimi ölçeklendirmek olsun, Smartcat Agents iş akışlarınıza sorunsuz bir şekilde entegre olarak zaman kazanmanıza, maliyetleri azaltmanıza ve etkili öğrenme çözümleri sunmaya odaklanmanıza yardımcı olur.