Çeviri sektöründe ödemeler – Faturalandırmayı otomatikleştirme

Çeviri şirketleri, ödeme sürecinin toplam maliyetini yarı yarıya azaltarak EBITDA'yı %50'ye varan oranda artırabilirler.

Çeviri işinin büyümesini sağlayan temel faktörler, satış ve pazarlama çabaları ile üretim ölçeklenebilirliğidir ve bu noktada ödeme otomasyonu önemli bir rol oynar. Ödeme sürecinin verimliliği genellikle ilk aşamalarda ihmal edilir, ancak işiniz büyümeye başladığında hızla önemli hale gelir. Sadece birkaç tedarikçi ile bir dil hizmetleri sağlayıcısı (LSP) işi kurabilirsiniz. Ancak büyüdükçe, her biri ayda birkaç iş tamamlayan düzinelerce, sonra da yüzlerce serbest çalışanla çalışmaya başlarsınız. Bu nedenle, her ay yüzlerce iş için tahakkukları hesaplamanız ve ardından tedarikçilerin tercih ettiği yöntemleri kullanarak ödeme yapmanız gerekir. O zamana kadar, tüm faturalama ve ödeme sürecini yürütmek için muhtemelen birkaç çalışan işe alacaksınız. Rutin işlerin hacmi arttıkça, faturalandırma ve ödemeler iş akışınızda bir darboğaz haline gelir. Satış, pazarlama ve çeviri alanlarında iyi performans gösterebilirsiniz, ancak verimsiz faturalandırma ve ödemeler nedeniyle çok az ilerleme kaydedebilirsiniz. O halde, dünya çapında yüzlerce veya binlerce tedarikçi ve müşteriyi rahatlıkla yönetebileceğiniz bir düzeye gelmek istiyorsanız, bu işlemleri otomatikleştirmeniz çok önemlidir.

Bir diğer önemli büyüme engeli ise yurt dışındaki müşterilerden ödeme almaktır. Finansal piyasaları daha az gelişmiş ülkelerde, bu süreç her iki taraf için de oldukça zahmetli olabilir. Müşteriler bu ülkelere havale yapmakta zorluk çekerler ve sadece ödeme yapmanın daha kolay olması nedeniyle ABD veya AB merkezli satıcıları tercih edebilirler. Buna ek olarak, zorunlu döviz çevrim masrafları ve paranın yerel hesaba yatırılması için ödenen komisyonlar oldukça yüksek olabilir.

Dünya çapında binlerce kullanıcımızla görüşerek, tedarik zinciri yönetiminizi ve özellikle ödeme işlemlerinizi otomatikleştirerek tipik tuzaklardan kaçınmanın ve daha rekabetçi ve hızlı büyüyen bir şirket olmanın bir yolunu bulduk.

Aşağıdaki en iyi uygulamalar, LSP'lerin verimliliği artırmak ve kârlarını %50'ye kadar yükseltmek için otomatikleştirebilecekleri altı temel rutini özetlemektedir.

Her bir serbest çalışan veya LSP ile ayrı ayrı sözleşme yapmanıza gerek yoktur. Smartcat ile tek bir çeviri hizmetleri sözleşmesi imzalarsınız ve o dönemde işe aldığınız tüm tedarikçilere yapılan ödemeleri içeren tek bir fatura ödersiniz. Ödeme koşullarınızı yapılandırabilirsiniz, böylece mevcut ödeme prosedürlerinizi değiştirmenize gerek kalmaz.

Smartcat, her bir serbest çalışan veya LSP ile olan ödemelerinizi ve evrak işlerinizi otomatikleştirir.

Tüm bu anlaşmaları sürdürmek zorunda kalmadığınızı ve her ay yüzlerce işlemi yönetmek zorunda olmadığınızı hayal edin. Bu değişiklik tek başına, özellikle halihazırda düzinelerce (ve sayıları giderek artan) aktif tedarikçiniz varsa, verimliliğiniz üzerinde büyük bir etki yaratacaktır.

Ekonomik olarak gelişmiş bir ülkede yaşıyor ve sadece bu ülke sınırları içinde ödeme yapıyorsanız, işlem maliyetleri nispeten düşük olabilir. Ancak, ödeme süreciniz uygun koşullara sahip birkaç ülkeden fazlasını kapsıyorsa, kaçınılmaz olarak para transferleri için komisyonlara %5-10'a varan bir miktar harcayacaksınız. Ve bu işlemleri analiz etmek daha da fazla zaman aldığından, harcamalarınızı net bir şekilde göremeyebilirsiniz. Bu, ödeme yöntemlerini uzlaştırmak, anlaşmaları müzakere etmek, vergi sonuçlarını değerlendirmek ve alıcılarla komisyonları nasıl paylaşacağınızı kararlaştırmak için harcadığınız zamanı içermez. Genellikle bu ek işlem maliyetlerini unutur, görmezden gelir veya hesaplamakta zorluk çekersiniz. Ödeme maliyetlerini sadece doğrudan işlem maliyetleri olarak tahmin eder ve ardından marjın nereye gittiğini merak edersiniz.

Smartcat ile, kendi ödeme koşullarınızı kullanarak tek bir banka havalesi veya çevrimiçi kart ödemesi yapmanız yeterlidir. Gerisi otomatik olarak Smartcat tarafından halledilir.

Farklı ülkeler, şirketlerin bireylere yaptığı ödemelerle ilgili vergi konularını farklı şekilde ele almaktadır. Aynı durum sınır ötesi ödemeler için de geçerlidir. Freelancer'larla ilgili tüm bu vergi farklılıkları, iş dünyasının şu anda olduğu kadar küresel olmadığı ve şirketlerin bugün olduğu kadar uzaktan çalışan freelancer'larla çalışmadığı on yıllar öncesinden kalma atavizmlerdir. Çeviri sektöründe büyümek istiyorsanız, ana diliniz dışındaki dil çiftleriyle de çalışmanız gerekir, bu nedenle birçok ülkeden serbest çalışanlarla çalışmanız gerekir. Ortalama olarak, bir çeviri şirketinin faaliyetlerinde yer alan kişilerin sadece %10'u şirket içi çalışanlardır, geri kalanı ise dünyanın dört bir yanından gelen serbest çalışanlardır. Ancak farklılıklar hala devam etmektedir ve muhasebe ekibinizin vergilendirme ve uyum risklerini incelemekle zaman kaybetmesini istemezsiniz. Bu koşullarda verimli ve büyük ölçekte çalışmak için, dünyanın dört bir yanındaki tüm tedarikçilere toplu ödemeler yapmak için şeffaf ve birleşik bir sürece sahip olmanız gerekir.

Ödeme alıcısının vergi ikametgahına bağlı olarak ödemeniz gereken vergileri veya toplamanız gereken formları düşünmenize gerek yoktur.

Vergi kanunlarındaki sürekli değişikliklere ayak uydurmak için yasal ve finansal çerçevelerinizi değiştirmenize gerek yoktur, özellikle de düzinelerce ülkeyle çalışıyorsanız. Smartcat ile tek bir anlaşma yapmak kolay ve şeffaftır. Ayrıca, vergi gerekliliklerine tam olarak uyduğunuzdan her zaman emin olabilirsiniz.

Yeni tedarikçileri sisteme dahil etmek hiçbir zaman kolay bir iş olmamıştır. Tedarikçiler, şart ve koşullarınızı kabul edip ilk gerçek işlerine başlamadan önce genellikle birçok soru sorarlar. Satıcı yöneticileriniz, tedarikçi fiyatlarını, indirim planlarını ve ödeme koşullarını ve yöntemlerini incelemek zorunda kalır, bu da yine daha fazla evrak işine yol açar. Bazen bu durum, ekibinize gerçekten katmak istediğiniz, başarıyla test edilmiş bir tedarikçiyi eklememenize neden olur. İlk aşama başarılı olsa bile bu sorunlar tekrar ortaya çıkma eğilimindedir: tedarikçiler finansal ve ticari bilgilerini sürekli değiştirir ve her yeni tedarikçiyi ekibe dahil etmek için daha fazla çaba harcarsınız.

Alternatif olarak, bunu Smartcat'e devredip unutabilirsiniz.

Tedarikçiler de daha mutlu olurlar. Tüm verileri 7/24 çevrimiçi olarak erişilebilir ve yönetilebilir hale gelir, şartlar ve koşulları görüntüleyebilir ve her ülke için çeşitli ödeme yöntemleri arasından seçim yapabilirler. Farklı ülkelerdeki LSP'lerle olan deneyimlerimize göre, tedarikçi yönetimine ayırdıkları zamanın yarısı, tedarikçilerin sisteme dahil edilmesi ve ardından şartlar ve koşulların sürekli olarak mutabakatı için harcanmaktadır. Diğer yarısı ise genellikle arama ve test işlemlerine harcanır. Bu yükü iş yükünüzden kaldırarak, VM ekibinizin verimliliğini iki katına çıkarabilirsiniz.

Proje yöneticileriniz tüm proje istatistiklerini tutmak ve her tedarikçiye ödenecek tutarı manuel olarak hesaplamak zorunda kalırsa, faturalandırma işlemi zaman alıcı hale gelir. Genellikle bunu bir elektronik tablo veya TMS (Çeviri Yönetim Sistemi) kullanarak yaparlar ve tedarikçiler tarafından gerçekleştirilen işleri otomatik olarak takip edemezler. Bu nedenle, her değişiklik olduğunda bunu yapmak zorundadırlar ve bir çeviri projesinde değişiklikler sürekli olarak olur. TM eşleşmeleri nedeniyle, ödeme yapılacak kelime sayısı tamamlandıktan sonra değişebilir. Bazı tedarikçiler görevlerini son teslim tarihine kadar tamamlayamayabilir, bu nedenle PM'ler daha fazla tedarikçi eklemek ve ilk kelime sayısını yeniden hesaplamak zorunda kalır. Ve bu böyle devam eder. Bu, birçok LSP için günlük bir rutindir.

Şimdi, bu hesaplamaların çoğunun iş tamamlanırken otomatik olarak yapıldığını hayal edin. Herhangi bir anda herhangi bir tedarikçiye ne kadar borçlu olduğunuzu tam olarak bilirsiniz ve bu konuda tam bir şeffaflık ve kesinlik elde edersiniz.

Nakit akışınızı planlamak için ihtiyacınız olan her şeye her zaman sahipsiniz. Tedarikçiler ise belirli bir dönemde ne kadar para kazandıklarını çevrimiçi olarak takip edebilirler. Bu, genellikle proje yöneticilerinizin ve muhasebe ekiplerinizin iş yükünün %10'una kadarını azaltır. Ve bunu kazanç olarak yeniden hesapladığınızda, bu çok büyük bir rakamdır!

Yurtdışındaki ve kendi ülkenizdeki hizmet sağlayıcılara ödeme yapmak her zaman aynı derecede kolay değildir. Bu, alıcıların genellikle yerel LSP ile çalışmayı tercih etmelerinin nedenlerinden biridir. Bu sorunun özellikle zor olduğu ülkeler vardır ve ödeme yapmak/ödeme almak hem müşteri için zor hem de sizin için pahalı olabilir. Yerel para birimlerine dönüştürme, hesabınıza para yatırmak için aşırı banka komisyonları ve daha da fazla evrak işi - bunlar, işinizi verimli bir şekilde yürütmenize ve hızlı bir şekilde büyütmenize yardımcı olacak şeyler değildir. En bariz çözüm, başka bir ülkede, örneğin ABD'de, kendi tüzel kişiliğinizi kaydettirmek ve işletmektir. Bu, sizin ve müşterinizin finansal işlemlerini kolaylaştırır. Hiç de fena bir fikir değil, ancak hem para hem de zaman açısından bazı ön yatırımlar gerektirir ve bu, işlemlerin maliyetinden daha pahalıya mal olabilir. Ayrıca bakım maliyetleri de gerektirir ve pahalı ABD CPA'nızın farklı ülkelerden gelen çok sayıda serbest çalışanınızla ilgili bir şeyi mahvetmesini istemezsiniz. Hepsi farklı ülkelerden gelen tedarikçilerle ilgilenmek için gerekli uzmanlığa sahip değildir. Ve vergilerle ilgili bir sorun çıkarsa daha da pahalı bir avukat istemiyorsunuzdur.

Bunu yapmanın basit, güvenilir ve uygun maliyetli yolu, Smartcat'i ortak olarak kullanarak müşterilerinize sizin adınıza, istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde fatura kesmesini sağlamaktır.

Bu sistemin zarafeti, yurtdışındaki müşterilerden ödeme almaktaki zorlukları ortadan kaldırmanın yanı sıra, aynı parayı herhangi bir yerdeki serbest çalışanlarınıza ödeme yapmak için kullanmanıza olanak tanıyarak ekstra bir işlem gerekliliğini ortadan kaldırmasıdır. Bu sayede, sadece faturalandırma ve ödeme otomasyonuna kıyasla verimliliğinizi iki katına çıkarabilirsiniz.

Bazı kullanıcılarımıza göre, yukarıda listelenen altı rutini otomatikleştirmek, toplam ödeme maliyetlerini yarı yarıya azaltmalarını sağladı ve bu da EBITDA'da %50'ye varan bir artışla sonuçlandı.

Verimlilik artışı, bölgedeki rakiplerinize karşı size avantaj sağlar ve küresel büyümenizi hızlandırır.