Bu makale, vaka çalışmasının Migration Policy Institute’un web sitesinde ilk olarak yayınlanan bir özetidir. Vaka çalışmasının yazarı, Seattle Belediyesi Dil Erişimi Programı ve Politika Uzmanı Peggy Liao'dur; kendisi Seattle Belediyesi'nde Dil Erişimi Programı ve Politika Uzmanı olarak görev yapmaktadır.
Dil erişiminden bahsettiğimizde, genellikle İngilizce yeterliliği sınırlı (LEP) kişilerin kamu görevlileriyle iletişim kurmasına ve sivil hayata katılmasına yardımcı olmak için tercümanlık hizmetleri sunmayı düşünürüz. Ancak çeviri de en az tercümanlık kadar önemlidir – hatta belki daha da önemlidir.
Seattle Belediyesi, COVID-19 salgını sırasında dil erişim programını yenilediğinde bunu ilk elden öğrendi. Belediye, uzun süredir çeviri konusunda merkezi olmayan bir yaklaşıma güveniyordu, ancak göçmen ve mülteci sakinler için gerçek erişimi sağlamak amacıyla bu süreci merkezileştirmeye karar verdi.
Bu vaka çalışmasında, Seattle Belediyesi’nin çeviri hizmetlerini nasıl merkezileştirdiğine, şu ana kadar elde ettiği faydalara ve diğer şehirlerin kendi dil erişim programlarını iyileştirmek için atabilecekleri adımlara bir göz atacağız.
Sorun: Çeviriye merkezi olmayan bir yaklaşım
Çeviri hizmetlerini merkezileştirmeden önce, Seattle Belediyesi’nde her bir departmanın ihtiyaç duyduğu dil hizmetlerini dış kaynaklara yaptırmaktan sorumlu olduğu merkezi olmayan bir sistem mevcuttu. Bu parça parça yaklaşım verimsizdi ve sıklıkla işlerin tekrarlanmasına ve kalite açısından tutarsızlığa yol açıyordu.
Tüm çevirilerin depolandığı merkezi bir veritabanının bulunmaması nedeniyle, çeşitli departmanlar aynı belgeyi birden fazla kez çevirmek zorunda kalabiliyordu. Bu durum, maliyetlerin artmasının yanı sıra, aynı terimin departmanlar arasında farklı şekillerde çevrilmesine yol açarak, İngilizce'yi yeterince bilmeyen (LEP) sakinlerin kafasını karıştırıp hayal kırıklığına uğratabilirdi.
Pandemi sırasında çeviri hizmetlerine yönelik benzeri görülmemiş bir taleple karşı karşıya kalan belediye, daha verimli ve merkezi bir yaklaşıma ihtiyaç duyduğuna karar verdi.
Çözüm: dil hizmetleri için merkezi bir platform
Seattle Belediyesi’nin attığı ilk adım, belgelerin çevirisini merkezileştirmek oldu. Bu amaçla, yerel topluluktan 50’den fazla profesyonel çevirmenden oluşan bir ekip kurarak materyalleri Seattle’da en çok konuşulan 20 dile çevirdi. Göçmen ve Mülteci İşleri Ofisi’nin (OIRA) Dil Erişimi Ekibi, çeviri hizmetlerinin merkezi haline geldi.
İkinci olarak, Belediye, merkezileştirme çabalarını desteklemek için bilgisayar destekli çeviri (CAT) aracı kullanmaya karar verdi. Çeşitli seçenekleri değerlendirdikten sonra, Belediye bulut tabanlı bir CAT platformu olan Smartcat’i seçti. Platformun çevrimiçi yapısı, Belediye’nin farklı yerlerdeki çalışanlarının erişimini kolaylaştırdı; çeviri belleği, terim sözlükleri ve kalite güvence araçları gibi birçok özelliği ise kaliteyi korurken iş akışlarını optimize etmeye ve süreci hızlandırmaya yardımcı oldu. Platform ayrıca tüm tedarikçilere tek seferde ödeme yapılmasına olanak tanıyarak tedarik sürecini kolaylaştırdı.
Eskiden farklı departmanlar aynı belgeyi birden fazla kez çevirebiliyorken, artık tüm çeviriler için tek bir merkezi depo bulunmakta ve böylece herhangi bir departman gerektiğinde bu çevirilere erişip yeniden kullanabilmektedir.
““Departmanlar geçmişte yaptıklarına benzer bir proje gönderdiğinde, sistem çevirmenlere daha önce çevrilmiş içeriği hatırlatır,” diyor New York Belediyesi Dil Erişimi Programı ve Politika Uzmanı Peggy Liao. “Hem çeviri belleği hem de terim tabanları, dil içindeki yazılı iletişimin tutarlı ve profesyonel olmasını sağlıyor.”
Süreç: talebin alınmasından çevirinin tamamlanmasına ve ödemeye kadar
““Smartcat’in Tedarikçi Yönetimi özelliği tek başına, yerel topluluğumuzdan düzenli olarak çalıştığımız 50’den fazla dil uzmanına yönelik evrak işlerimizi ve ödemelerimizi otomatikleştirerek, bize yıllık yaklaşık 1.000 saatlik idari ve proje yönetimi zamanından tasarruf sağladı (bu, tam zamanlı bir çalışanın yarısına eşdeğer),” diye ekliyor Peggy. “Smartcat’in otomatik çeviri teknolojisi Smartwords, daha önce çevrilmiş içerikleri kolayca yeniden kullanmamızı sağlıyor ve çeviri giderlerimizi %17 oranında azalttı. Bir belediye için bu rakamlar, topluluklarımıza daha iyi hizmet verebilmek amacıyla kaynak tahsisi konusunda büyük bir fark yaratıyor.”
Yeni sistemin devreye girmesiyle, Dil Erişimi Ekibi artık çeviri hizmeti taleplerini çok daha verimli bir şekilde karşılayabiliyor.
İşleyiş şu şekildedir:
Herhangi bir belediye çalışanı, Smartcat portalına bir belge gönderebilir. Çalışanlar, maliyeti anında görebilir ve daha sonra sürecin ilerleyişini takip edebilir.
Dil Erişimi Ekibi, projenin Smartcat çalışma alanında göründüğünü fark eder ve bunu topluluk çevirmenlerine atar.
Topluluk çevirmenleri Smartcat'e giriş yapar ve orijinal metnin cümlelere bölünerek satırlar halinde gösterildiği tablo biçiminde bir arayüzle karşılaşır. Sol tarafta orijinal metni görürler ve sağ tarafa çeviriyi girerler.
Aynı belge üzerinde birden fazla çevirmen çalışıyorsa, birbirlerinin ilerleme durumunu gerçek zamanlı olarak görebilir ve yorum bırakabilirler. Aynı durum, çeviriyi kontrol etmesi gereken tüm düzeltmenler veya editörler için de geçerlidir.
Bu süreçte çevirmenler, çeviri belleklerine — yani daha önce çevrilmiş içeriklerin bulunduğu veritabanına — erişebilirler. Ayrıca bunu manuel olarak aramaları da gerekmez; Smartcat, çevirmenlerin daha önce yaptıkları bir çeviriyi “gördüğünde”, bu çeviri bir öneri olarak karşımıza çıkar.
Çevirmenler ayrıca, çevirileri standart olarak onaylanmış belirli kelimeleri veya ifadeleri arayabilecekleri terminoloji tabanlarına, yani “sözlüklere” erişebilirler.
Çeviri tamamlandığında, Dil Erişim Ekibi dosyaları yüklemeye veya e-posta yoluyla almaya gerek kalmadan çeviriyi hemen görebilir.
Ekip, ayda iki kez platformda o ay tamamlanan tüm çevirileri kapsayan bir fatura hazırlar. Fatura ödendikten sonra Smartcat, fonları çevirmenlere uygun şekilde dağıtır.
Avantajları: daha erişilebilir bir şehir
Şu ana kadar Seattle Belediyesi, çeviri hizmetlerini çeşitli şekillerde merkezileştirerek bir dizi fayda elde etmiştir; örneğin:
Eşit erişim. Tüm dil hizmetlerini tek bir yerde birleştirerek, Belediye göçmen ve mülteci sakinlere eşit erişim sağlamayı başarmıştır. Artık tüm departmanlar aynı çeviri havuzundan yararlanarak, sosyal yardım ve iletişim faaliyetleri daha koordineli bir şekilde yürütülebilmektedir.
Tutarlı iletişim. Belediyenin çeviri bellekleri ve terminoloji veritabanlarını kullanması, tüm departmanlar arasında tutarlı ve profesyonel bir dilsel iletişim sağlanmasına yardımcı olmuştur. Çeviri bellekleri ve terim sözlükleri, aynı terimin her seferinde aynı şekilde çevrilmesini sağlamaya yardımcı olur; böylece dili yeterince bilmeyen (LEP) sakinler için karışıklık veya hayal kırıklığı yaşanmaz.
Verimli iş akışları. Teknolojinin kullanımı, kaliteyi korurken iş akışlarını optimize etmeye ve çeviri sürecini hızlandırmaya yardımcı olmuştur. Artık tüm departmanlar aynı çeviri havuzuna erişebildiğinden, çabaların tekrarlanmasına veya tutarsızlık konusunda endişelenmeye gerek kalmamıştır.
Yerel işgücü. Belediye, topluluk çevirmenleriyle iş birliği yaparak yerel işgücünü desteklemeyi başarmıştır. Bu sayede, göçmen ve mülteci sakinler sadece Belediye hizmetlerine daha iyi erişim sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda Belediye için çalışma ve topluma katkıda bulunma fırsatına da sahip oluyorlar.
Önemli noktalar: Diğer şehirler Seattle’dan neler öğrenebilir?
Seattle Belediyesi’nin hikâyesi hiçbir şekilde benzersiz değildir. Aslında, dil erişimi konusunda pek çok başka şehir ve belediye de aynı zorluklarla karşı karşıyadır. Bu durum, yüz binlerce mülteci ve göçmenin dünyanın dört bir yanındaki şehirlere göç ettiği mevcut jeopolitik ortamda özellikle önem arz etmektedir.
Seattle şehrinin deneyimi, diğer belediyelerin aşağıdaki beş temel adımı atarak kendi dil erişim programlarını iyileştirmelerine yardımcı olabilir:
Tek sorumluluk merkezi. Dil erişimi politikası için tam zamanlı bir personel atayarak, belediye programın hak ettiği ilgiyi görmesini sağlayabilir.
Standartlaştırma. Terminoloji veritabanları oluşturarak ve çeviri belleklerini kullanarak, Belediye çevirilerinin tutarlı ve yüksek kalitede olmasını sağlayabilir.
Yerel topluluklar. Yerel profesyonel dil hizmeti sağlayıcıları veya topluluk çevirmenleriyle ortaklık kurarak, Belediye yerel işgücünü destekleyebilir.
Teknoloji. Teknolojiyi akıllıca kullanarak, Belediye iş akışlarını optimize edebilir ve çeviri sürecini hızlandırabilir, aynı zamanda kaliteyi de koruyabilir.
En iyi uygulamaların paylaşılması. bölgesel dil erişim ağına katılarak, Belediye diğer belediyelerle en iyi uygulamaları paylaşabilir ve onların deneyimlerinden ders alabilir.
Smartcat’in sunduğu yerelleştirme çözümleri sayesinde, belediyeler dil erişimi konusunda daha bütünsel ve koordineli bir yaklaşım benimsemektedir. Çeviri hizmetlerini merkezileştirerek, tüm sakinler için eşit erişim, verimli iş akışları ve tüm departmanlar arasında tutarlı bir iletişim sağlayabilirler.
